6 دروس من تجربة إكسبو أوساكا 2025 للدول المستضيفة

المعارض العالمية أكبر من مجرد فعاليات ثقافية؛ فهي بمثابة اختبارات ضغط لسياسات الدول، وإجراءات المشتريات، وإدارة القوى العاملة على نطاق واسع. إكسبو 2025 أوساكا – الذي أقيم في جزيرة يوميشـيما بين 13 أبريل و13 أكتوبر تحت شعار «تصميم مجتمع المستقبل لحياتنا» – وضع أهدافًا طموحة: 28 مليون زائر، ما يقارب 150 جناحًا وطنيًا، وبرنامج يركز على المناخ، التحول الرقمي، والصحة العامة.
في أول شهرين فقط، حقق المعرض أكثر من 8 ملايين زائر، ونظم 1,500+ منتدى وورشة عمل، وسجل معدل رضا 84%. ومع ذلك، واجه المنظمون تحديات بارزة شملت تأخر إنجاز بعض الأجنحة، تضخم التكاليف، قيود العمالة، وصعوبات الوصول إلى الموقع.
هذا المقال يلخص تجربة أوساكا في ستة دروس عملية يمكن أن تساعد أي دولة مستضيفة على تقليل المخاطر، حماية السمعة، وتحسين تجربة الزوار.

إكسبو 2025 أوساكا: أبرز الإنجازات

في بدايته، صنع المعرض حضورًا عالميًا لافتًا. خلال الشهرين الأولين اجتذب أكثر من 8 ملايين زائر، استضاف 1,500 فعالية، وسجّل رضا جماهيري بنسبة 84% مع رغبة أغلب الزوار بالعودة. وبحلول منتصف سبتمبر، وصل الحضور إلى 18.5 مليون، مع يوم قياسي بلغ 210,000 زائر.
أيقونة المعرض كانت «الحلقة الكبرى»، وهي منشأة خشبية بطول كيلومترين بُنيت دون مسامير باستخدام تقنيات يابانية تقليدية، كرمز للتوازن بين التراث والحداثة. أما «غابة السكينة» المحيطة فوفرت للزوار مساحة هادئة للتأمل داخل موقع مزدحم.
الأجنحة جمعت بين العلم والثقافة: من الروبوتات البشرية إلى نيزك من المريخ، وصولًا إلى قلب اصطناعي نابض نُمي من الخلايا الجذعية. بهذه التجارب، تحولت أوساكا من مجرد معرض ثقافي إلى مختبر عالمي للأفكار والحلول.

التحديات: ما الذي واجه المنظمون؟

رغم النجاحات، واجهت أوساكا تحديات مألوفة في إدارة الفعاليات الضخمة:

• تأخر الأجنحة: بعض الدول تأخرت في التصميم والتراخيص، مما استلزم تقديم حلول بناء سريعة.
• زيادة التكاليف: تضخم أسعار المواد ونقص العمالة رفع الميزانية عن التقديرات المبكرة.
• العمالة: شيخوخة القوى العاملة وقوانين الوقت الإضافي أثرت على الإمدادات، وأثارت نقاشًا عامًا.
• ضعف الإقبال المحلي المبكر: مبيعات التذاكر كانت متواضعة قبل الافتتاح.
• النفاذ إلى الموقع: محدودية الطرق وازدحام النقل تطلبت خطط طوارئ دائمة.

لم تعطل هذه التحديات الحدث، لكنها أكدت أهمية الحوكمة، والمشتريات المرنة، والتخطيط المسبق للكوادر.

1 الحصول على التزامات مبكرة من المشاركين (مع توفير حلول بناء جاهزة)

ما أظهرته أوساكا: تأخر تسليم التصاميم الوطنية أدى إلى تأخير الأجنحة، مما دفع المنظمين لطرح هياكل معيارية سريعة التركيب، إلى جانب دعم مالي للدول النامية.

ما يجب فعله:

• بدء عملية الانضمام قبل سنوات مع مسار موافقات واضح ومحدد.
• توفير قوالب أجنحة جاهزة وسريعة الإنشاء.
• إنشاء صندوق دعم مسبق للدول ذات الميزانيات المحدودة مقابل التزام بالجداول.

الأهمية: جاهزية الأجنحة المبكرة تعزز ثقة الرعاة وتسهل التسويق وبيع التذاكر.

2 تعزيز المرونة المالية: التصميم وفق الميزانية

ما أظهرته أوساكا: التكاليف ارتفعت عن التقديرات الأولية بسبب الإنفاق الإضافي على الأمن والأجنحة، مع تقلب أسعار المواد والعمالة.

ما يجب فعله:

• تثبيت عقود شراء مبكر مع بنود مرتبطة بالمؤشرات.
• اتباع نهج «التصميم ضمن الميزانية».
• الاحتفاظ باحتياطي مالي بنسبة 15–20% وخطط طوارئ للإيرادات.

الأهمية: ضبط التكاليف أساس ثقة المستثمرين والشركاء، ويوفر مرونة في مواجهة المتغيرات.

3 اعتبار إستراتيجية القوى العاملة مسارًا أساسيًا

ما أظهرته أوساكا: نقص العمالة والقيود القانونية لم تتم معالجتها بتجاوزات، بل عبر تحسين الجدولة، رفع الإنتاجية، وإبراز الاهتمام برفاهية العمال.

ما يجب فعله:

• إبرام اتفاقيات طويلة الأمد مع مقاولين وشركات تشغيل.
• استقدام عمالة مؤقتة بشروط واضحة لحماية الحقوق.
• تدريب فرق متطوعين وطنية قبل الافتتاح لدعم التشغيل.

الأهمية: الاختناقات العمالية تعني تأخيرات مقنعة، والمعايير الأخلاقية أصبحت جزءًا من هوية أي حدث عالمي.

   4  بدء التفاعل مع الجمهور مبكرًا وتسهيل التذاكر

ما أظهرته أوساكا: ضعف الإقبال المحلي في البداية لم يتغير إلا بعد الافتتاح الفعلي، حيث كانت أنظمة التذاكر غير سلسة.

ما يجب فعله:

• إطلاق برامج توعوية مع المدارس والجامعات.
• تطوير منصات تذاكر سهلة الاستخدام مع تحديثات فورية.
• تنظيم فعاليات تمهيدية تدريجية لخلق زخم دائم.

الأهمية: التفاعل المبكر يقلل تكاليف التسويق ويحوّل الاهتمام إلى التزام.

5 القيادة عبر الحوكمة والاستدامة وحقوق الإنسان

ما أظهرته أوساكا: تطبيق سياسات مشتريات مستدامة، تدقيقات مستقلة، آليات شكاوى مفتوحة، ولجان لحقوق الإنسان.

ما يجب فعله:

• إصدار مدونة سلوك للموردين مرتبطة بأهداف التنمية المستدامة.
• آليات شكاوى مفتوحة وشفافة للعمال والزوار.
• تشكيل لجان مستقلة للحوكمة والاستدامة.

الأهمية: الحوكمة القوية تحمي السمعة وتستقطب شركاء مسؤولين.

  6 دمج حلول الوصول وخطط الطوارئ منذ البداية

ما أظهرته أوساكا: موقع الجزيرة والطرق المحدودة تسبب في ازدحام ومخاطر سلامة، مما استدعى خطط تشغيل مرنة وإدارة مخاطر متعددة المستويات.

ما يجب فعله:

• توفير بدائل نقل متنوعة وتجربتها مسبقًا.
• إجراء محاكاة لحركة الحشود وربطها بالبيانات التشغيلية.
• إنشاء وحدة مركزية لإدارة المخاطر تشمل الأمن والصحة والسايبر.

الأهمية: نجاح الحدث يعتمد في النهاية على دخول وخروج الزوار بسهولة وأمان.

تاسك: شريكك للفعاليات الناجحة والمتوافقة في السعودية

مع تاسك يمكنك تنظيم فعالياتك بثقة تامة. نحن نتولى التصاريح، التأشيرات، الرواتب عبر WPS، ورعاية القوى العاملة لضمان التزام كامل بالقوانين في المملكة، لتبقى أنت مركزًا على الحدث بينما ندير التفاصيل.

بخبرة تتجاوز 18 عامًا في الخليج، وفِرق GRO/PRO متخصصة، وحلول رقمية متكاملة، نوفر لك:

• التراخيص والتصاريح: إذونات الفعاليات، وثائق الرعاة، تصاريح المقاولين، موافقات البلديات وهيئة الترفيه.
• إدارة القوى العاملة: تأشيرات جماعية، تصاريح عمل، إصدار/نقل الإقامات عبر قوى ومقيم، onboarding رقمي متكامل.
• الرواتب ونظام حماية الأجور: إعداد مدد، دورات دفع متوافقة، ضبط الحضور، وإدارة الوقت الإضافي.
• التوظيف والتخطيط: تسجيلات التأمينات الاجتماعية، عقود رقمية، متابعة نسب السعودة.
• تقارير تدقيق جاهزة: توثيق كامل يلبي متطلبات الجهات الرسمية والرعاة.

تواصل معنا اليوم، ودع فريقنا يضمن لك امتثالًا كاملًا وفعالية ناجحة